As faturas pró-forma e orçamentos são documentos provisórios que poderão dar origem a uma fatura definitiva, caso a transação venha a ocorrer.

O campo «Número doc.» é composto pela Série (previamente criada) e um número sequencial dessa série (o número sequencial não é de preenchimento manual e só será consumido após a finalização do documento).

Deverá selecionar o cliente a quem se destina a guia. Poderá selecionar um cliente existente na base de dados pelo seu nome, digitando-o diretamente no campo «Cliente», ou, clicando na lupa que se encontra junto a esse campo (ou premindo a tecla F4) e procurá-lo pelo seu número.

Caso o cliente não se encontre previamente criado na base de dados, poderá ainda assim digitar o respetivo nome e os restantes dados e será criada uma ficha para esse cliente automaticamente na gravação da guia.

Quando se tratar de um cliente não existente na base de dados, o campo «Contribuinte» irá assumir a mesma funcionalidade da ficha de cliente (conforme definido nos «Parâmetros da empresa»).

A data de vencimento será calculada automaticamente somando o número de dias, a contar da data do documento, definido na condição de pagamento selecionada. A condição de pagamento poderá ainda estar pré-definida na ficha do cliente, mas é possível alterá-la pontualmente em cada guia.

Deverá de seguida inserir os artigos/serviços à guia, clicando no botão «Novo» que se encontra no separador «Detalhe»:

Deverá agora selecionar o artigo/serviço que pretende inserir, ou através do código do artigo, digitando-o diretamente no campo «Artigo», ou, clicando na lupa que se encontra junto a esse campo (ou premindo a tecla F4).

Caso pretenda selecionar o artigo através do código de barras, deverá ativar o botão do código de barras e então digitalizar o código através do scanner de código de barras.

Serão então apresentados os preços de venda inseridos na ficha de artigo (1 a 4), dos quais poderá selecionar o pretendido. Por defeito, será selecionado o tipo de preço definido na janela anterior, que por sua vez poderá ter sido pré-definido na ficha do cliente.

Poderá descrever detalhadamente o artigo/serviço na caixa que se encontra por baixo dos valores. Este texto poderá estar pré-definido na ficha do artigo no campo «Texto p/ facturar» e ser alterado pontualmente em cada documento.

Caso pretenda apresentar os artigos de forma agrupada no documento, deverá introduzir um nome para o grupo no campo «Agrupar por».

Voltando à ficha da criação do documento, no separador «Detalhe» existem ainda dois botões que podem ajudar na apresentação da informação , permitindo deslocar os itens inseridos para cima ou para baixo.

O campo «Expandir linhas» do separador «Detalhe» permite visualizar a descrição detalhada inserida para cada item.

Na gravação de um documento novo, este assume o estado de “Rascunho”, pois o documento só é editável enquanto “rascunho”.

Para que o documento assuma o número sequencial, deverá “finalizá-lo” selecionando-o e clicando em «Finalizar». A partir deste momento, o documento deixa de estar editável e pode então ser impresso ou exportado para PDF ou outro formato.

Os documentos “finalizados” não podem ser apagados do sistema mas podem ser anulados. Para tal, deverá clicar em «Anular/Apagar» e indicar o motivo da anulação.

Ver Funcionamento do estado dos documentos